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Gestão CTA

As pessoas envolvidas com projetos do CTA e envolvidas na organização do CTA fazem parte do grupo "suporte-CTA", do qual esse repositório faz parte. Essa é a principal ferramenta de organização e gestão do grupo. Uma segunda plataforma é usada como auxiliar para nossa orgaização: a plataforma https://colabora-cta.sandcats.io/ .

Nessa página você irá encontrar informações sobre como ocorre a gestão do CTA. O centro é coordenado pelo Professor Rafael Pezzi, e faz parte do Instituto de Física (IF) da UFRGS. As decisões são tomadas coletivamente nas reuniões presenciais ou nas dicussões por por e-mail, sempre respeitando as diretrizes do IF e da UFRGS.

Dinâmicas de Reuniões e Organização

Segue o guia para a apresentação inicial. A reunião começar com uma apresentação sobre um assunto diverso, usualmente um projeto desenvolvido dentro do CTA, se tornou uma prática recorrente a partir de 2019. Ela, além de informar os membros sobre quais projetos, estudos ou ideias são desenvolvidos no espaço, também possibilita um momento de reflexão do apresentador junto aos colegas sobre o assunto, podendo-se gerar críticas construtivas sobre o trabalho feito levando a construção de novos conhecimentos.

Apresentações

Para que as apresentações possam ser futuramente encontradas com facilidade, de forma que o conhecimento contido nelas seja mais acessível, é importante que o apresentador siga os seguintes passos:

  • Há um slide modelo, feito pelo Víctor Gandara, que pode ser usado para apresentação;
  • Tenha consciência de que o conteúdo dos arquivos estarão sobre licença livre;
  • Salvar os arquivos editáveis e de visualização, na pasta Documentos/Apresentações;
  • Com padrão de título: ano-mês-dia-autoria-título (ex: 2020-06-04-Marina-CosmicPampa.odp);
  • Caso a apresentação seja dividida em partes que serão apresentadas em dias diferentes é interessante que cada dia tenha os arquivos separados, sem modificar o arquivo da apresentação anterior. Porém se a apresentação irá usar o mesmo arquivo pode-se registrar na ata quais as páginas que foram utilizadas na reunião;
  • Certificar-se, junto ao gestor, que a apresentação foi linkada na pauta ou na ata.

Guia

Este é o guia para a pessoa responsável pela gestão da reunião Geral, mas pode ser usado como guia par qualquer reunião. Todas as reuniões sejam abertas, e cada reunião deve ter uma pessoa gestora diferente, sempre que possível. Seguem abaixo as ações que devem ser tomadas pelu gestore:

Antes: Atividades que precisam ser realizadas antes da reunião

  1. Apresentar-se na lista de emails geral (ADM) (fis_cta_adm-I[at]grupos.ufrgs.br) como gestor(a) da reunião, pedir sugestões de pauta e, caso a apresentação inicial esteja em aberto, sugerir que interessadas se candidatem;
  2. Reunir itens para a pauta durante a semana;
  3. Revisar encaminhamentos da reunião anterior, selecionar quais tópicos ainda precisam ser discutidos e colocar na pauta;
  4. Publicar a pauta em tarefas, usando o modelo para reunião (opção na aba a esquerda do título da tarefa) e marcar a tarefa com a etiqueta "reunião", até 36h antes do horário da Reunião;
  5. Encaminhar notificação com pauta por escrito para a lista adm do CTA. Lembre-se de enviar a pauta completa, com data, hora e local do encontro e link correspondente à pauta no fórum;

Durante: atividades que u gestore deve realizar durante a reunião.

  1. Montar o aparato de projeção no dia da reunião;
  2. Dar início a reunião no horário;
  3. Gerir o tempo da apresentação inicial (15 minutos + 5 min de discussão);
  4. Determinação da próxima apresentadora;
  5. Determinação da gestora da próxima reunião;
  6. Análise dos itens da pauta (procurando respeitar o tempo razoável para cada tema), coordenar o tempo para que a reunião não exceda 1h30;
  7. O gestor é responsável por anotar os encaminhamentos e comentários relevantes da reunião, lembrando de anotar também os nomes das pessoas que ficaram responsáveis por tarefas;
  8. Anotar os presentes na reunião;
  9. Revisar a Ata;
  10. Publicar a Ata da reunião como resposta a publicação com a pauta da reunião
  11. Lembrar aos presentes que guardarem suas cadeiras (pois é).

Depois: atividades que devem ser realizadas após o termino da reunião.

  1. Guardar os equipamentos (datashow,...);

Obs.1: Caso a pessoa responsável pela gestão não possa comparecer no horário, ou precise sair mais cedo, e de sua responsabilidade atribuir suas tarefas a terceiros.

Obs.2: A pessoa responsável pela gestão tem liberdade para facilitar a reunião, isso significa que pode, com gentileza e carinho, interromper outres participantes da reunião, se estes estiverem divergindo muito do assunto, ou se alongando na resposta, pode também organizar a pauta por critério de importância, ou levando em conta a urgência de um assunto; apesar disso, o gestor não tem poderes infinitos, os presentes na reunião devem ser consultados e os acordos coletivos respeitados.

Modelos de Pauta/Ata para a reunião

Para criar uma pauta, basta selecionar o modelo "Reunião Modelo" ao criar a tarefa, à esquerda de onde fica o título da tarefa.

Para editar o modelo é preciso clonar o repositório e, pelo terminal, ir para a pasta .gitlab/issue_template:

git clone https://git.cta.if.ufrgs.br/suporte-cta/cta

cd .gitlab/issue_template

Note que a pasta não aparece nos arquivos, nem no terminal: é um pasta escondida. Após esses passos, abra o arquivo "Reunião Modelo" e edite ele. Depois das edições, suba ele de volta para o repositório seguindo os passos padrões do git:

git add 'Reunião Modelo'

git commit -m "Atualização do modelo de pauta"

git push origin master

Entrando em Ressonância

Tipicamente, as reuniões possuem uma pessoa para fazer uma introdução para a reunião, que chamamos de "Ressonância", em uma analogia ao fenômeno físico de interferência construtiva de ondas. Esse momento acontece porque, quando chegamos numa reunião, estamos vindo de um determinado contexto e em um determinado ritmo, que é diferente do ritmo das outras pessoas presentes (que pode conter agitação, estresse, etc.). Para facilitar a condução desse momento de forma online, o colaborador Flávio Depaoli tem criado uma série de áudios que podem ser transmitidos no início da reunião. Você pode baixar e conferir os áudios aqui:

Ressonancia_da_Reunião_-Flavio_Depaoli-_V1.mp3

Ressonancia_da_Reunião_-Flavio_Depaoli-_V2.mp3 - Versão recomendada para uma primeira experiência.

Transmitindo o áudio do computador

Em alguns momentos, como os momentos em que queremos ser capazes de transmitir áudios do nosso computador. Uma maneira simples de fazer isso em sistemas GNU/Linux é utilizando o software "Pavucontrol". Para distribuições do Linux, baixe o aplicativo "PulseAudio Volume Control". No Debian, para instalar, basta dar o comando, com privilégios de root:

apt-get install pavucontrol

Esse programa é uma interface gráfica que permite realizar diversos controles adicionais de áudio. Para fazer todo o áudio executado no computador ser transmitido para a saída, vamos na aba "configuração" do Pavucontrol e lá selecionamos, em "áudio interno", a opção

Entrada de Estéreo analógico

Isso vai criar, na aba "dispositivos de entrada" o item "Monitor of Saída fictícia", como se fosse um microfone. Agora todo software que interpretar essa saída como um microfone vai executar o seu áudio.

Se você estiver usando o Jitsi, basta abrir a sua sala depois dessas configurações e escolher para liberar o "Monitor of Saída Fictícia".

Organização de Eventos

O CTA está constantemente envolvido em atividades de extensão, congresso e organização de eventos. Dessas experiências acumulamos conhecimentos que vão sendo registrados nesse item. Por isso, é importante que a equipe organizadora de qualquer evento do CTA leia o manual abaixo.

O GOSH fez também um guia de como organizar eventos comunitários, baseado nos prórpios eventos em em experiências de outros membros. Verifique o material aqui.

Dicas

  • Sempre deve haver pelo menos uma pessoa responsável pela atividade, mesmo que ela não seja a pessoa que irá realizar a atividade;
  • A devida atribuição de tarefas alivia o trabalho da equipe, não sobrecarrega nenhum integrante e diminui a chance de imprevistos;
  • É importante que todos os participantes de algum evento queiram realmente participar do evento e se envolvam na elaboração das atividades do CTA neste evento, evitando se comprometer com tarefas que não poderão cumprir;
  • Na elaboração de palestras, oficinas e outros, a equipe deve ser humilde em seus objetivos e firme em suas demandas. Deve estar evidente para a equipe do CTA quais são suas responsabilidades e o quanto a realização de suas tarefas depende de terceiros.

Etapas da Organização de eventos do CTA

Nem todas as etapas e tarefas abaixo são necessárias. Cabe a gestão decidir o que é necessário e o que não é.

Etapa Tarefas
Iniciar a tarefa Ao se responsabilizar pela atiivdade, a pessoa deve criar uma tarefa nesse repositório. O modelo de tarefa "org_evento_modelo" traz consigo todos os itens citados nessa tabela. Use o modelo para te auxiliar a organizar o evento
Atribuição de Funções Sugerimos que seja escolhido uma pessoa para a "Coordenação Geral da Atividade" que irá coordenar a equipe do CTA. Essa pessoa deve garantir que as tarefas estão sendo cumpridas e que nenhum integrante está sobrecarregado. As decisões importantes devem ser discutidas em grupo, mas os integrantes devem se sentir capacitados para tomar certas/pequenas decisões. Veja mais sobre a atribuição de funções nesse material preparado pela equipe do CTA.
Programação Definir a programação e os repsonsáveis por cada atividade
Divulgação do evento Criação de página do evento na wiki de suporte em eventos. Desenvolvimento de material visual para divulgação: banners para divulgação online (redes sociais, emails, mensagens, etc.), cartazes, etc. Criação de notícia divulgação evento para site do CTA. Divulgação online geral (redes sociais, mensagens, emails - lista e demais interessados).
Inscrições É preciso: Estabelecer prazos,Definir campos do formulário, a criação de formulário (Limesurvey CTA, colobora CTA), enviar aviso (email) de confirmação para inscritos.
Determinação do número de Vagas Determinar o tipo de atividade e definir o número limite de participantes. Atividade sem limite de vagas, como mostras, demonstrações, palestras e mesas redondas, ainda sim são limitadas pelo espaço físico.
Escolha do espaço físico (infraestrutura necessária) Reserva de salas, Lotação/vagas por sala, Espaço para Coffee Break, Equipamentos, As máquinas aceitam o boot com TropOS (em casa de oficinas)?, Chaves e acesso às salas
Separar Material de Suporte Fita adesiva, tesoura; T, adaptadores, extensão, cabo de internet; Notebook (cabos, extensão, adaptadores); Ferramentas (chave de fenda, alicate, etc); Material de divulgação do CTA (banner, folders, cartão de similares, como o daquela empresa que está intimamente ligada ao CTA, tripé para o banner); Resumos dos projetos (foram feitos algum para o FISL de 2016); Toalha de papel ou pano; Etiquetar todo e qualquer material e equipamento do CTA. Exemplo: arduinos usados nas oficinas, cabos, ferramentas, etc.
Cobertura Jornalística/Documentação do evento Definir alguém responsável for fazer fotos, vídeos, entrevistas e por registrar esse conteúdo na página do evento
Alimentação Não esqueça de pensar se será necessário almoço, coffee breaks
Finalização do evento Documentar informações sobre o evento (Número de participantes, fotos, materiais didáticos, etc.), compartilhar em reunião impressões e sugestões para aprimoramento e elogios, avaliação equipe, avaliação dos participantes (formulário, etc.), Certificados

Tanto para apresentações, oficinas, quanto exposições é interessante fazer uma lista de interessados, ou seja, os participantes que querem conhecer mais do CTA escrevem seu nome e e-mail numa lista e, após o evento, é enviado um e-mail a eles com as direções de como se inscrever nas listas, o artigo sobre as perspectivas e o outras informações relevantes. Para alguns tipos específicos de evento, cabem alguns esclarecimentos, que estão expostos abaixo.

Dicas para atividades específicas

Oficinas Preparação e publicação dos guias de cada atividade; Definição de ministrantes e auxiliares reservas; Familiarização da equipe com guia e materiais; Listas de materiais; compras e separação de kits; Controle de presenças, vagas e lista de espera; Entrega e devolução dos kits.

Exposição/mostra (CTA apresentando em eventos) Os expositores devem saber falar, pelo menos um pouco, de cada projeto na exposição, por isso deve estudar mais sobre e conversas com os membros do projeto. Fazer mini-cartazes sobre o que é o projeto é bom para momentos movimentados, em que os expositores não suorem a demanda e também servem como material de apoio para os próprios expositores. Para um bom aproveitamento da exposição, é necessário que os expositores tenham uma postura pró-ativa, divulgando o CTA sem esperar que os visitantes perguntem sobre. Aqueles que não se sentem seguros para serem pró-ativos devem pedir auxílio e suporte aos colegas. É interessante termos um computador com acesso a internet para divulgar o site do CTA, explicar os projetos, mostrar a documentação, listas de emails, ou qualquer outro tópico relevante. Existe a necessidade/possibilidade de levarmos um roteador com internet 3G? Demonstrações dos equipamentos e máquinas devem ser realizados apenas por quem estiver familiarizado com o equipamento: fazer treinamento prévio sobre o objeto de demonstração. Organizar uma escala para expositores, lembrando que o primeiro horário de cada dia deverá arrumarba exposição (importante que todos saibam colocar os projetos para funcionar)

Hackatonas e Mutirões O CTA organiza dois tipos de hakatonas: libertação de hardware e de desenvolvimento. A Hackatona de Libertação de Hardware consiste em ajudar desenvolvedoras(es) a documentar projetos já existentes, em qualquer fase. Nela ensinamos métodos e ferramentas de documentação. Já a Hackatona de desenvolvimento pode ser pensada como um Mutirão de Desenvolvimento Colaborativo, onde várias pessoas se juntam para contribuir intensamente com um projeto, ou parte dele. A organização de uma Hackatona ou Mutirão possui as mesmas necessidades que qualquer atividade organizada pelo CTA, por isso é importante verificar os itens acima. A organização de Hackatonas nos levou as seguintes conclusões:

  • Pela nossa experiência, 1 dia de hackatona é inviável. São necessários no mínimo 2 dias. Existe a sugestão de tentarmos fazer algo como Sexta a noite, sábado e domingo, mas nesse casa seria necessário ser uma hackatona de visibilidade e apelo.
  • É preciso deixar claro o objetivo da Hackatona. A resposta a pergunta "Qual problema deve ser resolvido?" deve ser objetiva. Exemplo: "Medir a curva de potência do Mini-aerogerador" e não "Melhorar o Mini-aerogerador";
  • Não é aconselhável escolher muitos projetos, pois pode dispersar o foco, mas é aconselhável mantermos um clima aberto para a proposta de projetos de participantes externos ao CTA; ** Exemplo: Mesclar experiências de contribuições em projetos específicos do CTA com hackatonas de "Liberte seu hardware!".
  • A criação de fóruns ou tarefas anteriormente a hackatona e o aquecimento com pré-hackatonas (uma tarde, um dia) tornam o fluxo de trabalho mais intenso e produtivo durante a hackatona.
  • Uma parte essencial de todas as hackatona é o grupo de registro, de documentação do evento, fotos, vídeos, notícias;

Estrutura geralmente usada na Hackatona de Desenvolvimento:

  1. Breve apresentação do CTA, seus projetos, princípios;
  2. Apresentação dos participantes. É sugerido que cada participante responda as perguntas: Quem é você? Da onde veio? Qual seus propósito aqui? (atenção, se o número de participantes for grande, é sugerido separar em grupos e fazer as apresentações em grupos menores;
  3. Introdução a hackaatona: o que é? como vai funcionar? qual a importância da documentação? Neste ponto é rasoável falar das ferramentas livres.
  4. Apresentação do(s) projeto(s) a ser(em) trabalhado(s), problemas, perguntas, melhorias. Aqui está um exemplo de organograma usado para apresentar o projeto da II Hackatona: ".odp](http://cta.if.ufrgs.br/attachments/3582/Apresentacao_hackatona.odg e ".pdf](http://cta.if.ufrgs.br/attachments/3583/Apresentacao_hackatona.pdf . A crítica feita a este organograma é que faltou a conexão de dependência entre as partes;
  5. Apresentação de propostas e projetos de participantes externos ao CTA, se houver demanda para isso;
  6. Mais uma rodada de interação com os participantes: qual suas habildiades e como você acredita que pode contribuir?
  7. Dinâmica de divisão dos grupos de trabalho;
  8. Trabalho.
  9. É sugerido que periodicamente o trabalho seja interrompido e os grupos se juntem para dar um breve andamento e descansar um pouco

Ex: I Hackatona do CTA: EMM, II Hackatona CTA

Estrutura geralmente usada na Hackatona de Documentação:

  1. Introdução à hackatona: como é? como funciona? O que é documentação? Qual a sua importância? Apresentar também as ferramentas livres de documentação;
  2. Apresentação de projetos: interessados em ter seus projetos libertados irão inscrever sua proposta e terão alguns minutos para apresentá-la aos demais participantes da hackatona
  3. Formação de grupos: Rodada de conversas com grupos, Mantenedores de projeto se reúnem com potenciais colaboradores;
  4. Equipes são formadas;
  5. Consultoria Hacker: desenvolvedores experientes irão oferecer sugestões de como estruturar a dinâmica da equipe do grupo: website, canais de comunicação, controle de versão, ferramentas de desenvolvimento, plataformas, dicas de boas práticas de desenvolvimento orientado à documentação;
  6. Finalização com rodada de apresentação dos projetos e encaminhamentos. Ex: "Hackatona de Libertação de Hardware no e-HAL](http://e-hal.org.br/hackatona-de-libertacao-de-hardware

Informações geralmente necessárias para a organização de atividades no CTA

Para o material de divulgação, você pode se basear no material do CTA disponível em Identidade Visual.

Para eventos que incluem pessoas de fora de POA Local O CTA, que fica no Campus do Vale da UFRGS (Universidade Federal do Rio Grande do Sul). O Campus fica longe do centro da cidade. Os participantes podem escolher ficar perto do Vale, no bairro Agronomia (perto da Avenida Bento Gonçalves), assim vão ficar menos tempo no ônibus. Ou podem escolher ficar na região central (Menino Deus, Centro Histórico, Cidade Baixa, Bom Fim, etc), a 40 min de distância do Vale. Campus do Vale UFRGS: Avenida Bento Gonçalves, n.° 9500, Bairro Agronomia ATENÇÂO: A UFRGS tem mais de 5 campus, o campus do CTA é o mais longe, o Campus do Vale.

Transporte público em Porto Alegre O site Moovit (https://moovitapp.com/index/pt-br/transporte_p%C3%BAblico-Porto_Alegre-964) funciona muito bem na região de Porto Alegre.

  • Preço da passagem: R$ 4,70 (2020)
  • Cada vez que se entra no ônibus se paga 1 passagem. Não há integração entre as linhas de ônibus. Por isso sugiro que a hospedagem fique a 1 ônibus de distância.

Linhas de ônibus que vão para o CTA: Centro – Campus do Vale D43: https://moovitapp.com/index/pt-br/transporte_p%C3%BAblico-line-D43_UNIVERSIT%C3%81RIA-Porto_Alegre-964-9772-291951-0 343: https://moovitapp.com/index/pt-br/transporte_p%C3%BAblico-line-343_CAMPUS_IPIRANGA-Porto_Alegre-964-9772-313556-0 Agronomia – 375: https://moovitapp.com/index/pt-br/transporte_p%C3%BAblico-line-375_AGRONOMIA-Porto_Alegre-964-853076-393422-0 Zona norte – Campus do vale T8: https://moovitapp.com/index/pt-br/transporte_p%C3%BAblico-line-T8_EST_S%C3%83O_PEDRO_CAMPUS_DO_VALE-Porto_Alegre-964-9772-470955-0 T10: https://moovitapp.com/index/pt-br/transporte_p%C3%BAblico-line-T10_TRI%C3%82NGULO_CAMPUS_DO_VALE-Porto_Alegre-964-9772-470952-0 Zona sul – Campus do Vale: 286 Barra/UFRGS: https://moovitapp.com/index/pt-br/transporte_p%C3%BAblico-line-286_BARRA_UFRGS-Porto_Alegre-964-9770-291806-0

Atividades em eventos não organizados pelo CTA

Os itens "Oficinas", "Exposição", "Fotos e vídeos" e "Finalização" devem ser lidos, pois estes são de interesse geral para qualquer tipo de evento.

Questões para serem levantadas ante a participação do CTA em um evento externo*

  • Qual o tamanho e o impacto do evento?
  • Qual será o impacto do CTA no evento? Temos algum diferencial?
  • Quantos participantes serão necessários?
  • Os gastos da equipe serão financiados?
  • Quantas edições deste evento já ocorreram? O que se pode concluir da organização e do impacto das edições anteriores?

Comunicação com a equipe organizadora do evento

  • As oficinas precisam de uma infraestrutura maior, geralmente vários computadores com internet. Os oficineiros devem detalhar claramente - incluindo os detalhes mais básicos, como luz elétrica, internet e computadores - o que será necessário para a oficina.
  • Quando o CTA é apenas participante de um evento, fica a mercê dos organizadores, por isso a equipe do CTA deve se preparar para imprevistos. Exemplo: ter o material didático nos pendrives para o caso dos computadores não terem acesso a internet; notebook, caso o computador fornecido não atenda as necessidades da máquina.
  • Quais gastos serão cobertos pelo evento?

Financiamento: PRAE - Pró-reitoria de Assuntos Estudantis

  • Telefone: 3308 3076
  • Modalidade Individual (arquivo em anexo): Estadia, inscrição
  • Modalidade Coletiva (arquivo em anexo): Somente transporte a similares (tudo que for coletivo), Não financia: estadia, Antes de abrir o processo é sugerido conversar com a coordenadora da PRAE para verificar se eles poderão (se eles tem o dinheiro) conceder o auxílio
  • Edital: sugerido conferir as versões atualizadas no site da "PRAE](http://www.ufrgs.br/prae/bolsas/auxilios-financeiros
  • Atente para os prazos de abertura do processo e de prestação de contas. É fortemente sugerido que se leia o edital.

Boas práticas de Organização do Laboratório:

  • Sempre guarde seu projeto em uma caixa etiquetada com seu nome, data e nome do projeto;
  • Se você não estiver usando mais um computador, feche tudo que estiver rodando. Isso facilita bastante o próximo uso do computador.
  • Todas as ferramentas que você utilizar, guarde. Ao ver uma ferramenta em local indevido, chame a atenção dos presentes e, por gentileza, guarde.
  • Certifique-se, ao deixar o CTA, que tudo está desligado: computadores, luzes, ar condicionado, ferro de solda, cafeteira, etc.
  • Não use furadeiras, solda, serra ou faça outras atividades perigosas enquanto estiver sozinho no laboratório. Ao realizá-las, use equipamentos de segurança.
  • Se tiver alguma dúvida, pergunte. Estamos dispostos a nos ajudar mutuamente.

Para registro histórico, e futuras necessidades, foram feitas as Planta das sedes do CTA em Blender:

Comunicação

A comunicação oficial do CTA é feita via e-mail. Apesar de termos grupos do telegram, decisões e avisos importantes devem sempre ser enviados por e-mail. As listas de e-mail estão aqui.

Os conteúdos dos repositórios estão sob licenças livres e são responsabilidade dos próprios autores, não representando as opiniões e posicionamento da UFRGS ou do CTA.